1週間のタイムラグ…から、全国各地で働く組合役員との”即効性”のあるコミュニケーションを!

【導入の背景・課題】
■ 全国各地、働く時間もバラつきのある組合役員が多いため、情報が行き渡るまでに1週間以上時間を要することが多々あった。
■ 情報管理の観点からも個人SNSとの「公私混同」を避けたいという想いがあった

【サービス選定のポイント】
■ 大手旅行会社が導入している安心感が導入のキッカケに
■ 個人SNSに近しいシンプルな操作性

【導入後の効果について】
■ 全員に情報を共有するための「発信系ツール」として、団体内での共通ツールへ
■ 必要な機能を必要なタイミングで利用をすることが可能に


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名鉄観光サービス労働組合は、名古屋市に本社を置く日本大手の旅行代理店「名鉄観光サービス株式会社」の企業内労働組合です。

今回は、名鉄観光サービス労働組合の中央執行委員長 松本 文徳 様からWowTalkの導入背景から利活用方法までを伺いました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

 

全国各地で働く組合役員との情報のタイムラグが課題に

名鉄観光サービス労働組合 中央執行委員長 松本 文徳 様
名鉄観光サービス労働組合 中央執行委員長 松本 文徳 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか?

 

— 名鉄観光サービス労働組合 松本 様

労働組合という立場上、会社のシステムを全面的に使用することは、活動の制約に繋がりかねない問題に発展してしまうこともあるため、当組合として独自にグループウェアを契約をしていたのですが、添乗している場合などは全国各々へ出張にでている社員もいるため、どうしてもタイムラグが発生してしまいます。スマートフォンからアクセスできると言っても、職業柄中々リアルタイムでグループウェアを確認することが難しく、即効性に欠けてしまったり、全員に情報が行き渡るのに一週間以上を要してしまうということも多々ありました。

 

― ワウテック担当者

なにかその他にもコミュニケーション上の課題などはありましたか?

 

— 名鉄観光サービス労働組合 松本 様

最近では、個人SNSのようなチャットも普及してきて、その時に「個人SNSでやるか。やらないか」という議論もでてきたのですが、情報管理の観点からも、「公私混同」になりかねない個人SNSを使用ことには違和感がありました。個人SNSのビジネス版のようなサービスの存在も知っていましたが、どうしても個人SNSのイメージに結びついてしまう部分もあったので、切り離したい(組合業務専用として使いたい)という想いがありました。

 

「※返信不要」などルールを設けることで「発信系ツール」として利用シーンも増加

PCからWowTalkを使い、業務を進めている様子

 

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットツールの中から最終的にWowTalkを選んでいただいたキッカケや決め手などはありますでしょうか?

 

— 名鉄観光サービス労働組合 松本 様

先ほど申し上げたように、個人SNSでは管理者もいない場面でトークログが残ってしまう懸念もあり、セキュリティ面でも不安がありました。そこで、色々ビジネスチャットを探していたときに、WowTalkを某大手旅行会社の全国各地の添乗員の方が利用していることを知りました。同業界の大手が導入しているというところで、当組合もWowTalkを活用してみようということで導入に至りました。個人SNSの普及により、チャットの使い方には皆慣れているので、既読/未読の確認ができるとことを含めて、即効性が担保できると感じています。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。WowTalkを使用する上で、何かルールを設けていますでしょうか?

 

— 名鉄観光サービス労働組合 松本 様

私自身は主に発信の立場なのですが、WowTalkを使う際のルールとして、返信が不要なトークに関しては、「※このトークには返信不要です」とつけるようにしています。WowTalkを使い慣れている人は「絵文字リアクション」で反応してくれる時もありますが、基本的には既読/未読の機能で誰が読んでいるか分かるので、特に問題もなく運用ができています。電話で話すようなことではないけれどちょっと共有しておきたいことや、何人かに一斉に情報共有をしたいときの「発信系ツール」としてWowTalkを使うシーンが多いです。

あとは、管理画面の「パスワードポリシーの設定」からパスワードの有効期限を60日に設定してセキュリティについても管理をおこなっています。

 

「スピード感のある情報共有」が可能になり、業務が円滑に

WowTalkのご利用画面(PC)

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— 名鉄観光サービス労働組合 松本 様

主にトークが8割、共有機能が2割でWowTalkを利用しているのですが、導入前の課題だった「スピード感のある情報共有」が可能になり、業務が円滑に進むようになりました。「トークグループの作成は各々自由に」、と伝えているため、地域ごとの役員グループや各委員会グループなど、プロジェクトごとにグループを作成してトークをおこなってもらっています。

また、共有機能は同じ旅行業界の情報や組合関連など、自分たちに近い情報を全員で共有をするようにしていたり、アンケート機能を使って会議の日程調整に活用しています。

個人的な感想としては、必要最低限の機能を自分たちが必要なときに利用ができるというところは非常に助かっています。

 

名鉄観光サービス労働組合 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、名鉄観光サービス労働組合 松本様 ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

名鉄観光サービス労働組合

中央執行委員長:松本 文徳

住所:
〒450-0003 愛知県名古屋市中村区名駅南2丁目14番19号住友生命名古屋ビル

 


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