トーク履歴の消失と社外への誤送信リスクが課題
― ビジネスチャット導入前の課題について教えてください。
医療事務 谷口 様
WowTalkを導入する前は、他社のコミュニケーションツールのフリープランを利用していましたが、閲覧期限を過ぎるとトーク履歴が確認できない仕様でした。仕事柄、過去の連絡事項や業務マニュアルを遡って確認するシチュエーションが多いので、不便さを感じていました。
― トーク履歴の確認以外にも課題はありましたか？
医療事務 谷口 様
はい、社内外との連絡もそちらのコミュニケーションツールで行っていたのですが、社内の情報を社外に送信してしまう恒常的なリスクがありました。そうしたインシデントが発生しないよう、社内と社外のコミュニケーション環境を分ける必要があると考え、チャットツールの見直しを始めました。
単なる連絡ツールに留まらない。「サンクス機能」や「日報機能」が導入の決め手に
― 数あるチャットツールの中で、なぜWowTalkを選ばれたのでしょうか。
医療事務 谷口 様
WowTalkは、単なる連絡ツールというだけではなく、「サンクス機能」や「日報機能」など、私たちに必要な機能が備わっている点が魅力でした。コミュニケーション活性化やエンゲージメント向上に役立てられるのではないかと感じました。
労務 古田 様
もともとエンゲージメントを高める目的で、現場スタッフから「サンクスカードがやりたい」という要望があったんです。手書きのカードで運用していた時期もあったのですが、なかなか続きませんでした。今回チャットツール見直しのタイミングで、せっかくならそういった機能が付いたものを導入しようということでWowTalkの選定に至りました。
日報が習慣化し、自発的な業務改善とスキルアップへ
― トーク以外にも活用している機能はありますか？
労務 古田 様
もともと日報はグループトークで流していたのですが、WowTalkを導入してからは日報機能を活用し、きちんと記録として残すようになりました。各スタッフの1日の流れや、今どんなことに取り組んでいるのか、新人スタッフの教育の進み具合を把握するのにも役立っています。
院長 町田 様
WowTalkを導入してから日報をつける習慣が以前より定着しましたね。日々の業務を振り返ることで、自発的な業務改善やスキルアップに繋がっていると各スタッフが実感していると思います。
「この機能がなければ業務が回らない」―検索による業務効率化と、感謝が飛び交う組織風土
― WowTalkを導入してどのような効果がありましたか？
院長 町田 様
まずは院内のコミュニケーションが活性化したこと、そしてクリニック間の連絡も取りやすくなったと感じています。部門ごとに細分化したグループを作っているので、重要な連絡も流れにくくなりました。
また、WowTalkの検索機能のおかげで、当初の課題だったトーク履歴の確認もしやすくなりました。トークが多く交わされていると、どうしても大事な連絡が流れてしまうことがあるので、そんなときに検索機能を活用しています。この機能がなかったら業務が回っていないと思います。
― 予想していなかった意外な効果の実感はございますか？
院長 町田 様
サンクスカードは予想以上に活発で、毎日のように飛び交っています。日頃の感謝を言葉にして伝えあうことで「認められている」という実感が湧き、日々の仕事のモチベーションに繋がっていると思います。もともと離職率は低いのですが、更なるエンゲージメント向上に役立っていると感じていますね。
直感的な操作性で浸透を後押し。医療現場ならではの情報管理ルールも整備
―使いやすさの点ではいかがでしょうか？
院長 町田 様
説明書がなくても簡単に使える操作性の良さは全員が感じていると思います。サンクスカードが活発にやりとりされているのも、こうした「使いやすさ」のおかげだと感じています。使いやすいからこそ、スタッフも頻度高くWowTalkを確認し、即レスポンスしてくれるので非常に助かっています。
―運用面での工夫はございますか？
院長 町田 様
クローズドな環境ではありますが、患者様の個人名や診療内容などはWowTalk上でやりとりしないようルールを徹底しています。個人情報に関しては従来通り、電子カルテ上でのみ取り扱うようにしています。
理念である「安心・安全・笑顔」をスタッフ間でも体現
―今後WowTalkをどのように活用していきたいですか？
医療事務 谷口 様
個人的には「タスク管理機能」を使いこなしていきたいです。自分自身の業務をタスクとして登録し、抜け漏れを防ぎながら業務効率化を図っていけたらと思っています。
―最後に、貴法人の今後の目標を教えてください
院長 町田 様
私たちの医療法人は「安心・安全・笑顔＝AAE」を理念にしており、患者様ひとりひとりに寄り添うのは大前提として、スタッフ同士も「安心・安全・笑顔」をお互いに届けられるような環境を目標にしています。WowTalkのおかげで、全員がより気持ちよく働ける環境が整いました。今後も多くの方に「安心・安全・笑顔」をお届けできるよう、全員が誇りを持って働ける組織づくりを継続していきたいと考えています。
医療法人社団AAE様のインタビュー記事は、以上となります。
取材を通じて、地域の方々の健康はもちろん、スタッフひとりひとりの働きやすさや心理的安全性も大切にされている姿勢が強く伝わってきました。
インタビューにご対応いただいた町田様、古田様、谷口様、ご多忙のところ貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を今後のサービス向上に役立ててまいります。引き続き、宜しくお願い致します。
