ビジネスチャットでペーパーレス化を実現！業務効率化と情報共有が大幅改善

「アンパンマン」シリーズや「ウォーリーをさがせ！」シリーズを始めとする数々の著名な児童書の出版や、保育関連施設向けの遊具・教材・玩具の販売、そして室内あそび施設事業の運営を手がけ、近年は子ども向けに工作や手遊び、クイズなどをWebコンテンツで提供する「ASOPPA!」など、子どもに関わる幅広い事業を展開している株式会社フレーベル館。

同社メディア事業部　マーケティング部では、紙を用いた業務が多く、中でもスタッフが毎日提出する日報業務に課題を抱えていました。そこで、情報のリアルタイム性や作成する手間などの負荷を軽減すべくビジネスチャットを検討し、WowTalkの導入に至ります。

今回の導入事例では、日報業務のペーパーレス化に至るまでの背景と、WowTalk導入によって得られた効果について、株式会社フレーベル館 取締役 メディア事業部長 中野 正之 様、メディア事業部 マーケティング部 東日本チームリーダー 課長 日高 聡史 様に伺いました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

スタッフから挙がる日報は1ヶ月200枚。情報のキャッチアップに課題

取締役 メディア事業部長 中野 正之 様

― ワウテック担当者

まず始めに、ビジネスチャット導入以前に感じられていた課題について教えて下さい。

— 株式会社フレーベル館 取締役 メディア事業部長 中野 正之 様（以下、「フレーベル館 中野 様」）

かねてより、日頃の業務内容に煩雑さがあるなと感じていました。紙を用いた報告業務が多く、情報が届くまでに時間を要するだけでなく、作成の手間や管理が煩雑になる点を改善したいと考えていました。

— 株式会社フレーベル館 メディア事業部 マーケティング部 東日本チームリーダー 課長 日高 聡史 様（以下、「フレーベル館 日高 様」）

中野からもありました通り、日報の提出はほぼ紙で行われていました。書店営業や得意先訪問などの外出から戻り、Excelで活動内容や受注、状況などをまとめ、紙に印刷して提出するというものでした。

日報の作成については、マーケティング部のメンバーはExcelを用いていましたが、書店などに直行直帰して業務を行うエリア限定のフィールドスタッフのメンバーは手書きで週〜月単位でまとめて本社に郵送してもらうという方法だったのです。

そのため、情報が届くまでとても時間がかかり、リアルタイムに情報を得られないような状況でした。かつ、日報作成に関しても、どんなに早くても15分掛かり、平均では30分くらいの時間を要していました。中には溜め込んでしまったり、週末にまとめて作成したりする状況も見られまして、「もっと時間を効率的に使えるのではないか？」という提案が中野から挙がり、ツールの検討に至りました。

― ワウテック担当者

紙で作成するだけでなく郵送による送付など、非常に時間が掛かっていたのですね。

— フレーベル館 中野 様

そうなんです。北海道から沖縄まで日本全国に居るフィールドスタッフから月に200枚程度の日報が郵送などでまとめて届きます。

するとスタッフが記入した日から私たち管理者が確認するまでに1ヶ月半ほどかかることもあり、書店から良いご意見を頂いた場合はまだ良いのですが、ご指摘を頂いていた場合、迅速に確認・対応ができないというのが非常にネックでした。そのため、リアルタイムに情報が得られる方法を模索していたのです。

また、本社でExcelを利用できるマーケティング部のメンバーに関しては、最終的にはPDFに変換し、共有サーバーで管理するという方法をとっていました。しかし、共有サーバーで確認をするにも、1週間溜まると手間が掛かり根本的な改善にはなりませんでした。

— フレーベル館 日高 様

他にも日報だけでなく、書店回りの際に「こういった展開があった」という情報共有を行う業務があります。今までは、スマートフォンなどで写真を撮ったあと、自分のパソコンに送り、Excelのフォーマットに貼り付けて共有するという方法で行っていましたが、この業務も日報同様に改善が必要だと感じていました。

日報機能が標準搭載かつシンプルに使えるUIが導入の決め手

メディア事業部 マーケティング部 東日本チームリーダー 課長 日高 聡史 様

― ワウテック担当者

上記で伺った課題を解決するにあたり、WowTalkをお選び頂いたきっかけについて教えていただけますか？

— フレーベル館 中野 様

解決策を検討するにあたり、会社から貸与されているスマートフォンで利用できるビジネスチャットに焦点を当て、6社ほど検討しました。社内のIT担当のメンバーにも、私たちが求めている機能などの要望を伝え、シンプルなものは無いか相談することもありました。

— フレーベル館 日高 様

各社の機能を検討しましたが、私たちが重要視したのは、日報機能が標準で利用でき、かつコミュニケーションが取りやすいものでした。

フィールドスタッフの中にはITツールに詳しくないメンバーも居ますので、そうしたスタッフでも抵抗感なく利用しやすいものはなにかを検討した結果、最終的にWowTalkの導入に至ります。

導入後は、私たちはもちろんフィールドスタッフのメンバーも使いやすかったらしく、リアルタイムに情報共有できることを実感しました。

1日30分掛かった業務が5分に短縮！

― ワウテック担当者

導入にあたり、利用促進などで工夫されたことはありますでしょうか？

— フレーベル館 日高 様

スマートフォンを同時期に貸与したのですが、ガラケーしか使ったことが無かったメンバーも居たため、電話などで使い方を伝えるということをしました。WowTalkというよりもスマートフォンに慣れることが先決でしたね。

とはいえ、実際にインストールが済んでしまえば、皆が抵抗なく使い始めており、すぐに浸透したように思います。

― ワウテック担当者

WowTalkの浸透が進んだことで、得られた効果などはありますでしょうか？

— フレーベル館 日高 様

一番効果を感じたのは、日報作成の時間短縮ですね。先程申し上げたように日報を作るにあたって毎日30分ほどの時間を要していました。それが、WowTalkの日報機能に切り替えたことにより、5分ほどあれば完了するようになったのです。

また、受注報告も毎回計算し記入していたのですが、出荷のデータを参照して管理できるため、日報の報告項目から取り除きフォーマット自体を簡略化しました。WowTalkの日報機能が業務フロー自体の改善を後押ししてくれたように思います。

書店で実施するフェアの共有や競合の情報共有がスマートフォン1つで完結

― ワウテック担当者

大幅な時間短縮に成功されたのですね！　その他に活用して得られた効果はありますでしょうか？

— フレーベル館 日高 様

書店でスペースを使わせてもらいフェアなどを行うのですが、「こういった飾り付けをしました」「こういうポップを作成しました」といった情報共有が写真付きで行えるのは非常に便利ですね。また、書店だけでなく広告出稿やラジオでの書籍紹介などのメディア掲載情報なども共有しています。

「成功の水平展開」というのを意識していて、「この施策ではこうした成功事例があります」というのをリアルタイムで共有できています。

その他にも、競合他社の販促フェアなどの情報もスマートフォン1台ですぐに共有できるので自社の施策を検討する重要な情報源になります。

フィールドスタッフのメンバーの中には、家事や育児をしながら業務をされている方もいまして、報告業務が簡略化し移動中に完結できることを大変喜んでおり、導入してよかったなと感じています。

— フレーベル館 中野 様

WowTalkを使った業務効率化はもちろんのこと、実は、コロナ禍ということもあり対面の会議をWeb会議に移行しました。それによりさらに業務が進めやすくなりましたし、トータルで移動コストや経費の削減にも繋がりました。

WowTalkやWeb会議などを活用していくことによって、コミュニケーションが瞬時に取れますし、現場で起こっている問題や課題をすぐに吸い上げ、指示も迅速にできることは大きな効果だなと感じています。

株式会社フレーベル館 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社フレーベル館 中野 様、日高 様、ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。