地域密着を目指した日々の業務の中で、WowTalkを活用！

株式会社トーリツは、「この地域の人々を大切に」という想いをもとに、葛飾区・江戸川区を中心に居宅介護支援／訪問介護／訪問看護／福祉用具／通所介護／グループホーム／サービス付き高齢者向け住宅／介護予防/家政婦紹介などの運営を行っている会社です。

ケアマネジャー、訪問看護師、介護福祉士、サービス提供責任者、ホームヘルパー、生活相談員、福祉用具専門相談員などそれぞれの専門スタッフが「一人ひとりを大切」にした介護サービスを提供しています。

今回は、株式会社トーリツの花嶋 真寛 様からWowTalkの導入背景から利活用方法までを伺いました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました

伝言メモやホワイトボードでの物理的な伝達手段が主だった

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか？

— 株式会社トーリツ 花嶋 真寛 様（以下、「トーリツ 花嶋 様」）

携帯電話での通話が主でした。また、電話がつながらない場合は伝言メモ、付箋でのメモ書きでのやり取りが発生していました。福祉用具の営業担当の社員は、特に車での移動が多いのですが、車が止まっているときはすぐ連絡がつきますが、運転中はもちろん電話があっても取れないため、中々つかまらないということもあったようです。

他には伝言メモはノートだったり、ホワイトボードに各自のスケジュールが書いてあるような予定表のもので情報を共有しています。その空間にいれば積極的に自分から見にいけばいいのですが、物理的な問題でもあるので困っている部分もありました。

― ワウテック担当者

なにかその他にもコミュニケーション上の課題などはありましたか？

— トーリツ 花嶋 様

個人SNSについては会社として使用を認めてはいなかったのですが、一部で使用しているシーンは見受けられ、黙認しているという形でした。シャドーITによる見えないやり取りは、会社としても何とかしたいという思いは前々からありました。あとは、例えば個人SNS内での特定のグループでのやり取りがあったとして、新しい社員が入社してきたときに「上手く馴染めているかな」でしたり「輪に入れているかな」という懸念もあったので、公に使用を許可できませんでした。

― ワウテック担当者

メールなどのツールは使用されているのでしょうか？

— トーリツ 花嶋 様

使っている人もいます。ただし、全員がメールのアカウントを持っている訳ではなく、ある程度の役職者のみに限られています。それぞれ事業所が分かれており、その事業所の代表メールアドレスというのもあるのですが、基本は受け取りがメインとなっていて、「誰かにメールで伝える」ということは少ないです。

他社ツールと比較、年齢が高い社員でも使いこなせるチャットを検討！

― ワウテック担当者

数あるビジネスチャットツールの中から最終的にWowTalkを選んでいただいたキッカケや決め手などはありますでしょうか？

— トーリツ 花嶋 様

携帯電話をスマートフォンに機種変更をする際に、代理店の方から紹介されたのがキッカケです。ただ、先ほどお伝えした通りシャドーITを取り除きたいという思いもあったので、タイミングが良かったもあります。当時、他のツールとの試験運用をおこなったりしたのですが、年齢層が高い社員もいるということもあり、若干敷居が高いと感じた部分もありました。ユーザーとしては個人SNSに近しい感覚で簡単使えるようなツールとしてWowTalkがちょうど良いと感じました。管理の側面では、管理画面から一人一人招待する形になるので、使うメンバーを把握しながら限定できることが重要だと感じました。他のチャットツールでは、例えばメンバーが誰か別の人を勝手に招待してしまうということも発生するので、管理者によってセキュリティが担保できるのは重要だと思います。

― ワウテック担当者

ありがとうございます。WowTalkを使用する上で、何かルールを設けていますでしょうか？

— トーリツ 花嶋 様

現在、管理画面の機能カスタマイズで「ユーザーによるグループ作成」を禁止にしています。理由としては、グループが乱立することを避けたいということと、仮に入退社が起きた際に「このグループは何の目的で使っているのか。」ということが不明確になってしまうので、制限を設けています。もしやり取りが発生する場合は、組織図に習ってその部署内では漏れがないようなやり取りを徹底しています。

社内からの反応も良く、業務のやり取りで徐々にWowTalkを活用

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか？

— トーリツ 花嶋 様

基本的に外出が多い部署と社内にいる事務担当社員でWowTalkを使用しています。職種としては、ケアマネジャーと呼ばれる人たちや訪問介護、訪問看護そして福祉用具の担当社員で、各自に社用のスマートフォンを貸与しています。また、社内の事務担当社員は、それぞれパソコンでWowTalkにログインしてやり取りをおこなっています。シフト勤務で働いていますので、業務の開始時と終了時に申し送り事項や引継ぎ事項をWowTalk上でおこなっています。また、弊社は地域に密着した企業を目指していますので、訪問介護・訪問看護は基本的に事業所からの移動は自転車となっています。そのお客様先に向かっているときに何かトラブルが起こった際、やはり電話などは移動中出れないので、誰かがWowTalkでメッセージを入れておくということもあります。

― ワウテック担当者

ありがとうございます。WowTalkを導入した時の社員の方々の反応はいかがでしたでしょうか？

— トーリツ 花嶋 様

会社としてツールを導入するとなった時、喜んでいる社員が多かったです。特に福祉用具を担当している社員からは、先ほども申し上げた通りシャドーITを使用しているシーンも見受けられましたので、以前からビジネスチャット導入の要望というのは挙がっていました。WowTalkを入れた初めの頃は、社内で「通知がきた！」と喜んでいる社員もいました。会社として統一したツールを用意することで、思いの他反応も良かったです。

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか？

— トーリツ 花嶋 様

我々の会社内での課題になるのですが、まだツールを使いこなせていない社員もいて社内でWowTalkに対するレベル感の違いがあるようです。ですので、従来のメモ書きや伝言メモやFAXなどをまだ一部活用しながら、並行してWowTalkを取り入れています。極力、情報の抜け漏れがないようにしたいので、本当に重要なことは直接本人に伝えられる手段を使ったり、今後の課題としてWowTalkですべてWowTalkに置き換えられるようITの知識の底上げをおこなっていきたいと考えています。

株式会社トーリツ 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社トーリツ 花嶋 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

株式会社トーリツ