WowTalkはご利用者の安心安全を守るツール、スタッフの働き方にも変化

社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会は、「同胞愛」「四海皆兄弟」「扶け合い」の言葉を基本理念に掲げ、乳児から高齢者まで広汎な施設の運営に携わっています。

ゆたか苑は同法人が運営する特別養護老人ホームであり、寄り添う「介護」を目指してご利用者の安全・やすらぎ・尊厳の保証を基本にその人らしい生活を支援しています。

今回は、社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会 ゆたか苑 園長 薄井 正和 様、介護主任 渡邊 拓未 様、 生活相談員 鈴木 陽日 様にWowTalk導入の背景から利活用方法までを伺いました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。

申し送りノート上での引継ぎに限界を感じ、ビジネスチャットの導入を検討

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入以前は、どのように社内でやり取りをされていましたか？

— 社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会 ゆたか苑 薄井 正和 様（以下、「 ゆたか苑 薄井 様」）

業界ならではと思うのですが、「申し送りノート」という方法で業務連絡やご利用者の情報共有をスタッフ間でおこなっていました。しかし、文章で引継ぎをおこなうということは、人によって表現のニュアンスが異なったり、業務が忙しく申し送りノートを確認することを怠ってしまったりという問題が発生してしまいました。加えて、ノートに記入するというのは手間と時間が取られてしまうので、記載自体を忘れてしまうスタッフもいました。

また、スタッフはシフト勤務の交代制で働いていることもあり、体調不良などでどうしても急遽シフトに関する連絡をおこなうことも余儀なくされます。そういった際に、深夜帯にお休みのスタッフに電話を掛けてシフトを代わってもらわなければいけないシーンもあり、よりビジネスチャットの必要性を感じるようになりました。

― ワウテック担当者

WowTalkに選定いただいた時のお話をお聞かせください。

— ゆたか苑 薄井 様

先ほどお伝えした背景があり、社内向けのSNSの検討に入りました。同法人ではいくつかのグループに分かれているのですが、まずゆたか苑でWowTalkの実証実験をおこなってからの導入を検討しました。比較的同苑のスタッフの年齢層は若いので、普段から個人SNSを利用しており、WowTalkのシンプルさは差異なく使えていたようです。また、施設間での人事異動が発生することもあるのですが、ゆたか苑でWowTalkを使ったスタッフが、次の職場でWowTalkを啓蒙してその施設でも導入、というケースが多いようです。

新型ウイルス対策として施設用のアカウントを作成、職員の体調を管理

― ワウテック担当者

導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか？

— 社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会 ゆたか苑 渡邊 拓未 様（以下、「 ゆたか苑 渡邊 様」）

トークグループは全体のグループと事務所や介護、委員会など各セクションに分かれたグループが存在しています。

共有機能にあるアンケートも活用されており、新型コロナ感染症のワクチン関連や、ご利用者のケア方法に関する意見を集める方法に使用しています。

― ワウテック担当者

生活相談員の方はどのようにWowTalkを活用されていますか？

— 社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会 ゆたか苑 鈴木 陽日 様

生活相談員の仕事の一つに、ご利用者の情報をご家族に正確に伝えなければいけません。緊急で病院を受診した事実や、日常の備忘録を報告しているのですが、自分が勤務の日でないと前後関係がわからずあたふたしてしまうことがあります。WowTalkのトークグループではタイムラインとしてご利用者の情報が追えるので、スムーズに情報共有をおこなうことができています。また、どうしても深夜帯に連絡を取りたい時は、夜中に送ってもOKなトークグループがあるので、今まで電話で対応していたものがWowTalkを利用することで仕事とプライベートを切り分けて業務をおこなうことができるようになりました。

― ワウテック担当者

貴会ならではの使い方はありますか？

— ゆたか苑 薄井 様

1つ施設アカウントというものを作成しています。週に2回、スタッフは抗原検査の結果を写真付きで提出する必要があるのですが、施設アカウントとのトークグループに結果を送ってもらい、それを私と渡邊でアカウントを切替えて確認をおこなっています。また、運用ルールとしてはWowTalkの利用は業務に関する内容とし、ハラスメントの観点からトークログの管理をおこなっているとスタッフには伝えています。

 入居者とご家族の面会ツールとしてWowTalkが活躍！

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか？

— ゆたか苑 渡邊 様

コロナ禍でどうしてもご利用者とご家族が面会できなくなってしまうということがありました。その中で、WowTalkのテレビ電話機能を面会時のツールとして利用することがありました。まず、職員が部屋にいるご利用者を映し、ご家族の方は建物の玄関先でWowTalkのテレビ電話で会話をします。今よりもあまりツールが整備されていなかったり、ご利用者やご家族の年齢層から「どうやって会話するのか？」という声もあがったりしましたが、直接顔を合わせられない中でも繋がるツールとして活躍したと感じています。

― ワウテック担当者

今後、どのようにWowTalkを利用していきたいと考えていますか？

— ゆたか苑 渡邊 様

シフトで勤務しているということあり、全員が一斉に集まって会議をおこなったり、まとまった会議の時間を作ることが難しく感じています。WowTalkを上手く活用して、予め大まかな議題を作成・共有し、当日意見を持ち合わせた状態で会議を開催すれば、より効率化を図れるのではないかと思っています。

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社会福祉法人恩賜財団東京都同胞援護会 ゆたか苑 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、ゆたか苑 薄井 様、渡邊 様、鈴木 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。