セキュリティの安心感と迅速な情報共有がビジネスチャット導入により実現!

【導入の背景・課題】
■課題1:メールやFAXに代わるコミュニケーション手法を模索していた
■課題2:情報漏洩のリスク対策から個人向けSNSなどは禁止していた
■課題3:伝達が素早くセキュリティも安心なツールの導入を検討していた

【サービス選定のポイント】
■ 法人向けのチャットサービスだったこと
■ 個人向けツールと異なり既読未読がすぐにわかること
■ 良心的な価格でありながらサポートが手厚いこと

【導入後の効果について】
■ 正確な理解が必要なコミュニケーションには共有機能を活用
■ コロナ禍でも社内コミュニケーションが円滑に
■ 予約投稿機能で早朝の検温連絡もストレス無く投稿


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株式会社ユウケイは、横浜市泉区・瀬谷区・旭区・戸塚区などを拠点に、訪問看護、リハビリ、居宅介護支援などを行う企業です。

看護やリハビリでは、患者さんの状態を迅速かつ正確に共有し合う必要があるため、コミュニケーション方法を模索していました。従来はメールやFAXを用い、伝達スピードの解決のために個人向けSNSの利用を一時期検討するものの、セキュリティの心配から法人向けのツールの導入を検討。

最終的には、セキュリティとチャットの利便性を兼ね備えたビジネスチャット「WowTalk(ワウトーク)」の導入に至ります。そこで今回、株式会社ユウケイ 代表取締役 原理恵 様と、統括部長 木村聡 様に、WowTalk導入以前の課題から導入効果までを伺いました。

 
※当インタビューは、新型コロナウイルス対策としてマスク着用かつ、ソーシャルディスタンス形式で行い、写真撮影のみマスクを外し短時間で実施いたしました。
 

情報漏洩を防ぎつつ使い勝手のいいコミュニケーションツールを模索

ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」の導入の決め手を語る株式会社ユウケイ原様株式会社ユウケイ 代表取締役 原理恵 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットを導入される前に、どういった背景や課題があったのでしょうか?

 

— 株式会社ユウケイ 代表取締役 原理恵 様(以下、ユウケイ 原 様)

以前は、メールや電話を用いて連絡を取り合うほか、資料の共有などにはFAXを使ったコミュニケーション手法が主流でした。メールの場合、誰が読んだか読んでないかを把握するのは難しく、電話は相手との時間が合わないタイミングだと難しいといった課題を感じることがありました。

 

― ワウテック担当者

既存のコミュニケーション手法に課題があったのですね。チャットツールはその時、なにか検討されたのでしょうか?

 

— ユウケイ 原 様

個人向けのSNSの利用を検討したこともありました。しかし、ちょうどそういった時期にSNSによる情報漏洩やセキュリティのリスクになりえるニュースを見聞きするようになり、業務で使う上では難しいと判断しました。なぜなら、私たちは、お客様の繊細な情報を取り扱う仕事ですので個人情報漏洩はあってはならないことだからです。

そこで、調べるうちに法人向けのチャットツールがあるという情報を営業担当の方からいただきました。

チャットなので、いままでのコミュニケーション手法よりも素早く連絡がとれますし、訪問先で仕事に取り組んでいるメンバーも自分のペースで返信ができるというメリットがあります。その他にも、企業向けに特化した機能が揃っていることから、安心して利用できると感じ、WowTalkの導入にいたりました。

 

法人利用に特化した安心感と良心的な価格とサポートの手厚さに驚き

ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」のサポートの手厚さに驚いている株式会社ユウケイご担当者様株式会社ユウケイ 統括部長 木村聡 様

 

― ワウテック担当者

WowTalkを導入いただくにあたって、決め手となったものはありますでしょうか?

 

— ユウケイ 原 様

営業担当の方にご提案いただいたタイミングが、ちょうど安全なチャットサービスを探していたタイミングと重なっていたため即決に近く、導入までは比較的スムーズに進んだように思います。

結果として、WowTalkはビジネスチャットの中でもセキュリティに力を入れていると知り、安心感がありました。また、価格の面でも他社さんのツールと比較すると良心的ですし、困ったことがあったとき、テクニカルサポートの方から丁寧に回答を貰えるところも良いなと感じています。

 

— 株式会社ユウケイ 統括部長 木村聡 様(以下、ユウケイ 木村 様)

私は社用端末などの整備を含めて社内ITツールの導入や運用を進めているのですが、ツールベンダーさんの中には即日回答を貰えず、予約制の場合があります。問題が発生したときすぐに対応したいため、それがツールを利用する上での課題となってしまうこともあります。その点、サポート体制が手厚いというのは今後も利用を進める上で非常にありがたいポイントだと感じています。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか?

 

— ユウケイ 原 様

訪問看護の中に看護師の資格を持った者と、リハビリ理学療法士、作業療法士、言語聴覚士って言って言語とか飲み込みの練習するリハビリスタッフなど様々なメンバーがチームで業務を行っており、患者さんのお宅へ訪問した先で症状をチームメンバーに伝達しあう必要があります。

そういった時にチャットでタイムリーな情報を共有するのにWowTalkを利用しています。そのほかには、全社員向けに一斉連絡を行いたいときや安否確認を目的とした一斉通知を行うこともあります。

 

— ユウケイ 木村 様

ケアマネージャーが属する居宅介護支援の部門では、すべての部門との関わりがあるので、それぞれの部門別のグループのほか、その他の部門ともコミュニケーションができるようにグループ分けをして使っています。

また、ケアマネージャー同士の会議のときに資料を添付して事前に確認してもらうといった使い方をしています。従来はメールやFAXを通じて送っていた資料もWowTalkですぐに周知できるので役に立っています。

 

検温や事務員のテレワークなど、コロナ禍におけるコミュニケーション手段として大活躍

ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」が検温や事務員のテレワークなどコロナ禍におけるコミュニケーション手段として大活躍

 

― ワウテック担当者

WowTalkの利用を進める上で、変化した使い方などありますでしょうか?

 

— ユウケイ 原 様

全社メンバー向けなど一斉に周知したい内容をグループトークなどで送ることが主流だったのですが、既読未読がわかっても本当に理解できたか心配なときがありました。例えば、うっかりグループを開いてしまったら、それで既読になってしまいますよね。

そこで、共有機能を用いて一斉周知を行うようにしました。社内ルールとして、読んで理解したら「いいね」を押すというように運用しています。

また、最近ではカスタマーサクセスの担当の方に「絵文字リアクション」の使い方を教えていただいたので、グループトークにおいても理解したらリアクションという使い方を今後は試してみようと思っています。

 

― ワウテック担当者

当初想定していなかった効果などはありましたか?

 

— ユウケイ 原 様

コロナ禍で事務員はテレワークを導入しました。そこで、受電メモをWowTalkで連絡するような体制をとっています。こうした緊急時において、スムーズに在宅勤務ができる状況を作れたのはコミュニケーション環境が整っているからだと思います。

また、テレワークを導入しているのは事務員だけですが、そのほかの現場に赴くスタッフは事務所への出勤を禁止し、ケアマネージャーのように出勤が必要なメンバーは玄関先での対応をとるようにしています。その間の顔を合わせないコミュニケーションにおいてもWowTalkは非常に活躍しています。

 

— ユウケイ 木村 様

コロナ禍において、朝の勤務開始時の検温が必要ですよね。それをWowTalkで連絡しあうことを行っています。検温グループを作り、それを管理職から役員へ報告するグループに分けるといった運用をしています。

それだけでも十分に便利なのですが、早朝から通知が鳴ってしまうことを避けるために、「予約投稿」を活用しています。勤務時間の中に通知が収まるようにでき、業務の開始と終了のメリハリができ、働きやすくなりました。

 

インタビューは以上となります。

このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

yukei_web
株式会社ユウケイ

代表取締役:原理恵

事業内容:
・訪問看護・リハビリ
・居宅介護支援
・通所介護(デイサービス)

住所:
〒245-0016 神奈川県横浜市泉区和泉町7413-7

URL:https://ai-station.info/index.php


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