ビジネスチャットが店舗と本部の距離、従業員間の心の距離をフォローアップする!

 
山と海に囲まれ、神社仏閣などの文化遺産を有し、古い文化と革新が共存する街、神奈川県鎌倉。この鎌倉で、”日常の中で香り豊かなチョコレートを楽しんでほしい”という思いから誕生したのが生チョコレート専門店「ca ca o」。そのほか、人々に新たなカカオ、チョコレートの魅力を届けることをコンセプトにしたショップ「チョコレートバンク」「CACAO365」を展開するのが株式会社ジャーニーカンパニー(以下、「ジャーニーカンパニー」)です。

現在、ジャーニーカンパニーは、東京都と神奈川県に4店舗運営しており、今後はさらなる店舗の拡大や海外進出も視野に入れています。

そこで注力しているのが、ともに働く社員、アルバイトメンバーとのコミュニケーションです。

ジャーニーカンパニーでは、実店舗を運営するビジネスであることから、本社と店舗、正社員とアルバイトスタッフのように複数の拠点や役割でのコミュニケーションを円滑にするべく、以前からチャットツールを活用しています。

今回は、弊社のビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を導入した経緯やジャーニーカンパニーならではの活用方法について、人事・労務担当の陽川裕子 様に話を伺いました。

 

◆コミュニケーションツールとして全従業員が利用!

 
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導入の背景・課題
■ 課題1:セキュリティ面での対策
導入前は「個人向けのチャットアプリ」で従業員間のコミュニケーションを図っていたが、あまりにも自由に使えすぎてしまう点、機密事項の公開範囲を指定できない点が改善ポイントでした。さらに、退職者がトークグループ内に残り続けてしまうことも珍しくなく、その点も改善点として感じていた。

■ 課題2:コミュニケーションルールによる対策
アルバイトメンバーから寄せられら課題で、個人向けのチャットアプリを活用していたことで、休日にも業務連絡が届き続けることに関する改善。

 
 
― ワウテック株式会社(以下、ワウテック担当者)
まずはジャーニーカンパニーがどのようにWowTalkを活用しているのかを教えてください。

 
― 株式会社ジャーニーカンパニー(以下、ジャーニーカンパニー)陽川様
弊社では、正社員・アルバイト含む全従業員が利用しています。コミュニケーションツールとしては、WowTalkとメールの2種類を使っていて、アルバイトさんとのやり取りに関しては、全部WowTalkで行っています。メールに関しては、社内の重要な案件であったり、データ容量の大きなファイルをやり取りしたりする時に利用しているんです。

色々なグループを作成しており、本部だけのグループ、全社のグループ、お店毎のグループなどに分けてやり取りをしています。アルバイトさんたちは基本的に店舗でのやりとりになるので、自分の店舗だけの利用になります。

 
― ワウテック担当者
パーティション機能で部門毎に区切って利用されているイメージでしょうか。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
いえ、特にパーティション機能の設定はせず、基本的に新しく入社したらその店舗のグループに個別に招待するという方法を採っています。

 
― ワウテック担当者
そうだったのですね。実は、パーティション機能を使うことで、グループを独自に作成できないように制限するなど、異なる部署や店舗間のやり取りを制限することができるんですよ。でも、全社のメンバー間のやり取りは自由で問題ないというのであれば、グループへの招待のみでも大丈夫かと思います。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
そうですね。社員間のやり取りの中で、セキュリティ上、多くの人に見せられない内容もあるので試してみますね。

 

◆コミュニケーションツールの導入を決めた2つの理由

 

人事・労務担当の陽川裕子 様

人事・労務担当の陽川裕子 様

 
サービス選定のポイント
 ■ ・機密情報を転用させないセキュリティ性の高さを重視
 ■ ・本部・全社・店舗などグループやスタッフの役割ごとのコミュニケーションを管理したい
 ■ ・個人向けのSNSに近い使用感で利用できるビジネスチャットを検討

 
― ワウテック担当者
全社的にWowTalkを活用いただいているというお話でしたが、そもそもビジネスチャットツールを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか?

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
ビジネスチャットの導入を決めた理由は2つあります。

1つ目が、セキュリティ面での対策です。今まで、個人向けのチャットアプリを使っていたのですが、個人向けのアプリって自由に使えすぎてしまうじゃないですか。全社員が見てはいけないような機密事項だとか……。あとは、退職した人がグループに残り続けてしまったりするのもセキュリティ上問題がありますよね。

2つ目は、アルバイトさんからの要望です。休日の日に個人向けのチャットアプリに業務連絡が届き続けて困るというものでした。

上記の2つを解決でき、かつ特定の管理者が各種グループの制限を変えたり運用を管理できるものがないかなというところでビジネスチャットの利用を検討しはじめました。弊社の代表からWowTalkの話があり、実際に利用する運びとなりました。

 
― ワウテック担当者
ちなみに、ビジネスチャットを導入する前に抱えていた課題というのは何だったのでしょうか。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
実際にトラブルがあったわけではないのですが、とはいえ、店舗でまだ発売されていない商品データなども誰でも見ることができるため、万が一の情報漏えいのリスクを感じていました。

個人向けのチャットではそうしたリスク対策を取ることができず、対策方法を検討していました。

 
― ワウテック担当者
ちなみに、そのようなデータはアルバイトの方もやり取りすることはあるのでしょうか。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
新しい商品が発売される時や、店舗に新作のポスターを貼り出してほしいという依頼をする時にデータを共有することがありますね。

他にも、売上日報もPDFで各店舗に送っていくので、そうしたデータは全ての従業員が確認できるとあまり良くないなと感じていました。

 
― ワウテック担当者
データに誰でもアクセスできてしまうというのはリスクが高いですよね。現在はどのように対応されていますか?

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
そのため、現在、アルバイトの方には、WowTalkからデータをダウンロードできないように制限を掛けています。

また、人事労務に関する内容であれば、メールを利用するか、WowTalk内で本部のグループ内のみでやり取りするようにしているので、現在はセキュリティ面でも安心して利用できていると思います。

 

◆個人向けのチャット・SNSのような操作性がポイント

 
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― ワウテック担当者
ありがとうございます。その他の機能面で「ここが導入のポイントになった」といった部分はありますか。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
今まで使っていたような、個人向けチャットアプリよりも不便になってしまうと困るので、そこで利用できた機能が使えるかどうかですね。メッセージや電話をメインで使いますので、その使用感が良く既存のツールからスムーズに移行できたことですね。

 
― ワウテック担当者
WowTalkを本導入した際、今までのチャットアプリと異なる活用方法などあれば教えてください。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
個人向けのチャットアプリだと、「友だち」として双方のアカウントが登録しあわないとやり取りができないじゃないですか。でも、WowTalkであれば管理者がメンバーを追加していけますよね。その機能を活用して、新しく採用した従業員のフォローアップに活用しています。例えば、「初日終わったけれど、どうでしたか?」のように、人事側から積極的にコミュニケーション取りにいけるので、とても便利だと感じています。

 
― ワウテック担当者
店舗と本部で距離があると頻繁に会うのは難しいですからね。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
そうなんです。メールという手段もあるのですが、目につきにくい場合もありますし、迷惑メールフォルダに入ってしまうこともあります。でも、WowTalkなら気軽に見てもらえますし、スタンプとかを使うことで近い距離感でフォローアップできるなと感じました。

 
― ワウテック担当者
ネガティブワードなど、そういったものを気にされる企業様も多くいらっしゃいます。人事という点でいえば、チャット上のログ管理などはされてますか。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
今後はしっかりとチェックしていかないとと思っているのですが、いまは確認は特にしていませんね。私がグループの中で見ている限りは、そういったものが出ていないからというのが理由としては大きいです。

基本的には、業務連絡に特化した使い方をしているので他の使い方をされていない。社内では「仕事用のチャット」という認識で使われている印象があります。

 

◆出張の多いメンバーとのコミュニケーションロスを削減

 
導入後の効果について
 ■ ・店舗、本部などメンバーごとのコミュニケーションの管理を実現
 ■ ・個人向けチャットアプリの感覚での運用を実現
 ■ ・出張の多いメンバーとの業務連絡の円滑化

 
― ワウテック担当者
ちなみに、店舗のメンバーとは使い方が異なると思うのですが、代表の方や本部の社員の方はWowTalkをどのように使っていますでしょうか。店舗のメンバーとは使い方が異なるのかなと思うのですが。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
本部の社員同士の連絡にも使っていますし、代表は社外でサポートしてくれる方々とのコミュニケーションにもWowTalkを使っています。

また、代表をはじめ、社内で決済権を持つ者がヨーロッパに海外出張していることもあります。何かを決定し進める際の確認だったり、経理的な承認業務だったり、そういった用途でも活用していますね。

 
― ワウテック担当者
最後の質問とさせていただきます。企業としての今後のビジョンと、WowTalkをどのように活用していきたいかを教えてください。

 
― ジャーニーカンパニー陽川様
今後、2~3年の間で店舗数を拡大させ、海外展開も視野に入れていきたいと思っています。それにあたり、コミュニケーションツールを1つに統一したいですね。なので、国内、海外問わずWowTalkを使ってスタッフとコミュニケーション取っていきます。セキュリティの設定が細かくできるので、海外の人とのやり取りの中で気をつけることは何かというのを、今から考えているんですよ。

あとは、催事等で短期のアルバイトさんが増える時期があり、そういったメンバーにもWowTalkを使って行く予定です。短期的にグループを作ってやり取りをするので、その点のメンバー管理に関しても、今後考えていこうと思っています。

 
 
インタビューは以上となります。

 
このたびは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。今回インタビューを通じて頂戴した情報を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 


 
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株式会社ジャーニーカンパニー
代表取締役:石原紳伍
事業内容:菓子小売事業/ファストフード事業
住所:神奈川県茅ヶ崎市中海岸四丁目12986番地61茅ヶ崎サザンビーチヒルズ5F
TEL:0467-50-0611