「運用方法にトップダウンはなし」現場の自由な発想が、スムーズな導入の効果

株式会社加賀麩不室屋は、慶応元年より金沢・尾張で麩づくりを始め、開業当時の製法・味・技を伝承しながら一貫して加賀の麩をつくり続ける会社です。

近年では、カフェなどの運営を通じて麩料理やそれを食する環境や文化の提案にも力を入れており、同社の商品は百貨店やオンラインショップで購入することができます。

今回は、株式会社加賀麩不室屋 営業本部 部長 土田 大恭様、営業事務係 西田 葵 様にWowTalk／WPS Cloud Proを導入の背景から利活用方法までを伺いました。

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。

個人SNSからビジネスチャット導入へ。WowTalkのシンプルな操作性はすぐに社内へ浸透

― ワウテック担当者

今回ビジネスチャットとオフィスソフトを導入するに至った背景を教えていただけますか？

— 株式会社加賀麩不室屋 西田 葵 様（以下、「加賀麩不室屋 西田 様」）

今回電話口での営業でWowTalkを知りました。当時、特別ビジネスチャットを積極的に導入する動きではなかったのですが、電話やFAX、一部ではLINEのような個人SNSを使って社内連絡をおこなっており、いくつか課題に感じている部分がありました。

例えば、個人SNSだとAさんと連絡を取りたいときに、休暇のBさんに間に入ってもらって連絡をおこなう必要があったり、個人で利用しているツールになるので、トークグループへの参加を強制できないという課題もありました。また、電話やFAXですと、相手とコミュニケーションを取るために一旦今自分がおこなっている作業を止めなくてはいけなくなってしまうことがありました。それらの背景を踏まえて、電話口の営業担当者の方にWowTalkとWPS Cloud Proをご説明いただく中で導入する流れになりました。

― ワウテック担当者

選定いただいた時のお話をお聞かせください。

— 加賀麩不室屋 西田 様

プライベートで個人SNSを使い慣れている方が多いので、WowTalkのシンプルさは特別なレクチャーが必要なく社内に浸透しやすいと思いました。オフィスソフトは本社の事務や営業部門では導入をしていたのですが、店舗ではエクセル等の利用はおこなっていませんでした。そのため、今回WPS Cloud Proは事務社員と店舗のスタッフ間での活用を目的として導入に至りました。

 FAXでの注文情報のやり取りを全店舗クラウド化

― ワウテック担当者

導入いただき、現在は具体的にどういった利用をされていますでしょうか？

— 加賀麩不室屋 西田 様

トークは主に営業事務担当と各店舗それぞれのグループトークと注文書グループを作成しています。注文書グループでは、WPS Cloud Proで作成した注文書のやり取りをおこなっており、「朝の9時までに注文情報を入力する」というルールを設けております。以前は、FAXでの注文情報の受け取りをおこなっていたので、紙の削減や注文情報の管理が劇的に変化したと感じています。

共有機能では、弊社で販売している季節の商品に関する情報共有や人事異動など、全体に関わる重要な内容を投稿するようにしています。

横串の組織構成にするため、店舗間でのやり取りも自由にできるようルールとしています。

― ワウテック担当者

どのように活用を広めていったのでしょうか？

— 加賀麩不室屋 西田 様

まず、金沢市内の数店舗で活用を初めて問題がないと判断してから、県外の店舗でもやってみようと思いました。事務担当のスタッフはエクセルの使い方など日常から慣れているので、スクリーンショットや画像を用意して簡単な資料を作成し、使い方や活用例をきちんと伝えることを心掛けました。

アカウントは各店舗にAndroidを配布しているため、タブレットにWowTalk及びWPS Cloud ProのIDを付与しています。本社側では、営業部と製造部にアカウントを付与しており、3拠点で注文書の受け渡しなどをおこなっています。特別なルールを設けておらず、現場の判断で活用を任せているので、現場間の自由感が利活用に繋がっていると感じています。

 「トップダウンはなし」強制力のない自由さがスムーズな導入に繋がる

― ワウテック担当者

導入の効果について教えていただけないでしょうか？

— 株式会社加賀麩不室屋  土田 大恭 様

まず、弊社では2年ほど前から、販売スタッフの意識変革とアナログからデジタルへの移行については課題とされており、ちょうどそのタイミングでWowTalkとWPS Cloud Proの導入が決まりました。

今回、運用にあたってはすべて西田に一任し、「トップダウンはなし」「目的が達成できればOK」というルールだけ設けていました。それが結果的には、西田自身やらされている感がないのが良かったのと、管理職が必要以上に運用準備に手を出さないというのがスムーズな導入に繋がったのだと感じています。

また、具体的な数字ですと「電話が8割減、FAX用紙が7割減」という結果が出たので、他部署にも自慢したいような成果がでたと思います。

― ワウテック担当者

実用的な面で導入後変化したことはありますでしょうか？

— 加賀麩不室屋 西田 様

運用としては、先ほどお伝えした通り、まず私自身と金沢の数店舗から運用を開始して、問題がないと判断してから県外の店舗への利用を拡大していきました。導入後の変化としては、今まで電話で一件一件対応をしていることで時間が取られてしまい、業務が溢れてしまっていたところが、WowTalkのトークで文字に残したり、すぐに捕まらなくてもトーク内でメッセージを送信しておくことで、相手の時間を奪うことなく業務を進めることができるようになりました。

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株式会社加賀麩不室屋 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社加賀麩不室屋 土田 様、西田 様 ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。