在宅勤務実施によってWowTalk導入!本社の利用促進により全社展開へ!

【導入の背景・課題】
■課題1:在宅勤務実施に当たってコミュニケーション方法に課題
■課題2:個人SNS利用によるセキュリティリスクに懸念
■課題3:不測の事態発生時に全従業員と連絡が取れるツールを求めていた

【サービス選定のポイント】
■ シンプルなUIとコストが全社・全事務所・全従業員が利用浸透可能と判断
■ BCP対策として安否確認機能が必要だった
■ 国内にサーバーがあり秘匿性が担保されていた

【導入後の効果について】
■ リアルタイムな社内共有が可能になった
■ WowTalk上でファイルが閲覧可能になりペーパーレス化の一助に
■ 普段忙しい経営層と密接なコミュニケーションが可能に


WowTalk製品資料ダウンロード

 

建築設備用バルブの製造・供給を主な事業として行い、社会にとって重要なインフラを担っている株式会社大和バルブ。2019年9月に創業100年を迎え、北海道から九州まで全国に営業所を構えている会社です。

同社では、新型コロナウイルスの感染対策の一環として在宅勤務制度を実施することとなり、それをきっかけにWowTalkを導入することに至りました。

今回の導入事例では、株式会社大和バルブの管理本部 総務部 総務課 課長代理 池田 雄吾 様、管理本部 総務部 総務課 緑 かりん 様の2名からWowTalk導入の背景から導入後の効果についてお伺いいたしました。

 

※当インタビューは、新型コロナウイルス対策として、オンラインで行いました。

 

在宅勤務導入で、こまめながやり取りが必要不可欠と感じるように

株式会社大和バルブ 管理本部 総務部 総務課 課長代理 池田雄吾 様
株式会社大和バルブ 管理本部 総務部 総務課 課長代理 池田雄吾 様

 

― ワウテック担当者

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたり、どういった背景があったのでしょうか?

 

— 株式会社大和バルブ 管理本部 総務部 総務課 課長代理 池田雄吾 様(以下、「大和バルブ 池田 様」)

新型コロナウイルスの感染拡大の影響によって、在宅勤務を実施することになったことでビジネスチャットを検討することになりました。

在宅勤務を導入する以前は、従来から使用していた会社メールを全従業員で利用していました。しかし、会社メールではこまめな連絡を取ることが困難だと感じ、このまま在宅勤務を実施することに危惧を覚えていました。

そのため、現状の連絡手段だと在宅勤務を従業員にさせてあげられないということで、在宅勤務をしていてもいつも通り業務が遂行可能なツールを検討した結果、ビジネスチャットであるWowTalkを導入することになりました。

 

― ワウテック担当者

やはり在宅勤務をする中で、メールや電話という従来の連絡手段では業務が難しかったのでしょうか?

 

— 大和バルブ 池田 様

そうですね。簡単に言うとリアルタイムな連絡手段を皆が求めていました。当社は、代替わりなどもあり年齢が比較的若い従業員も多く、スピード感をもって業務を行いたい人が大半を占めていました。

そのような従業員には、メールを送信してもすぐに返信が来ない環境や在宅勤務という理由でコミュニケーションに遅さが出てしまう環境に物凄いストレスを感じていましたし、その面でトラブルが発生したこともありました。

 

― ワウテック担当者

やはりそれまでの業務の中で、メールや電話だと心理的なハードルがあったんですね。

 

— 大和バルブ 池田 様

ありました。また、先ほどもお伝えした通り年齢が若い従業員が多いので、個人向けSNSで業務上のやり取りをやっていたこともありました。情報漏えいの発生やログ情報を得られないなどの理由により、情報セキュリティの観点でも懸念を抱いていました。

 

― ワウテック担当者

何かその他にもコミュニケーションに課題を感じていたことはありましたか?

 

— 大和バルブ 池田 様

私達が所属している総務部の中のだけの課題として、自然災害など不測の事態が起こったときの緊急連絡手段が必要であるということもありました。当社は、全国に営業所があるので、災害発生時の連絡網を整備したいと考えていました。

 

シンプルな操作性とコスト面で全社導入が可能なWowTalkを導入

池田様がWowTalkを操作されている様子

 

― ワウテック担当者

複数のサービスがある中、WowTalkを導入すると決断したきっかけや決め手などはありましたか?

 

— 大和バルブ 池田 様

それはWowTalkが、全社で、全事業所で、全従業員で導入・利用浸透できるツールだったことに尽きると思います。個人向けSNSに操作感が似ているUI(ユーザーインターフェース)とコスト面を鑑みて、全社展開できるツールだと判断しました。

どんなに高機能なツールを導入しても皆が使わなければ導入する意味はないと思います。それに加えて、先ほども申し上げたように緊急事態のときの連絡ツールとしても活用したかったこともあり、それら全ての要件をクリアしていたのがWowTalkでした。

 

― ワウテック担当者

安否確認を確実に行えるようになったとのことで、とても良かったです。

 

— 大和バルブ 池田 様

本当に同感です。安否確認は、今まで会社メールやGmailを用いて色々な方法を試していたのですが、どれも運用上の問題がありました。会社メールでは、会社メールを閲覧可能な端末を肌身離さず持っていなければ、利用することができません。また、Gmailではアカウント変更やブロックをされてしまうと送信されなくなってしまいます。

しかし、WowTalkでは管理者からアカウントを作成するので、従業員の行動に影響を受けることなく、全従業員に連絡を送ることができます。その点がすごく良いと感じました。

それ以外にも、WowTalkはサーバーが国内にあり情報の秘匿性の担保という意味でも非常に安心感をもって利用していけそうだなと感じました。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。導入いただいて、現在は具体的にどのような利用をされていますでしょうか?

 

— 大和バルブ 池田 様

全社的に導入していて、事業所内のコミュニケーションはもちろんのこと、事業所間のコミュニケーションにも活用しています。

運用ルールなどは予め設定することはせず、ログを確認することができるということだけを伝え、従業員には自由に利用してもらうようにしています。

そのように運用することで、若者が多い当社では、始めに若者が積極的に利用浸透していき、その姿をみて経営層や上司に伝播していくように全社的に利用浸透していきました。今では、一番最初の反応が懐疑的だった方が一番利用していたりしています。

 

取引先から「情報共有が早くなった」と言われるように

 

― ワウテック担当者

WowTalkを活用される中で、導入前と比べて改善したことは何かありますか?

 

— 大和バルブ 池田 様

やはり一番は、色々な業務連絡がリアルタイムになったことだと思います。その中でも特に、製品の欠品情報が素早く把握できるようになったと社内から声が上がるようになりました。

それ以前では、FAXを用いて情報共有することもありました。しかし、今ではWowTalkのトーク上で欠品情報をやり取りできるようになり、外出中や商談中の営業がリアルタイムに在庫状況を確認することができます。

これによって、取引先からも「情報共有が迅速になった」とのお声もいただけるようになりました。

 

― ワウテック担当者

それは良かったです。他にはWowTalk上でどのようなやり取りをしていますか?

 

— 大和バルブ 池田 様

他には、現調含め写真を用いて社内共有を行っており、部門長から適切な対応指示をリアルタイムで受けとれるようになりました。

 

― ワウテック担当者

リアルタイムなコミュニケーションによって、業務効率化と対応の迅速化に繋がったのですね。その他にWowTalk導入後の効果は何かありますでしょうか?

 

— 大和バルブ 池田 様

特に営業部隊から好評なものですが、WowTalkの利用プランのアップグレードによって、ファイルのダウンロード期間が1ヵ月だったものから無制限になったことです。

以前までは、WowTalkでファイルのやり取りを行っても、1ヵ月後にはダウンロードが不可能になってしまうので、ファイルの共有などに少し怖さを覚えていた従業員もいました。

しかし、ファイルのダウンロードの期間が無制限になることによって、今まで紙で回覧をしていたものが、WowTalk上でやり取りすることに抵抗感がなくなり、ペーパーレス化に寄与することができました。

 

― ワウテック担当者

ありがとうございます。ある種クラウドストレージのような使い方がされているのですね。他にはWowTalk導入後の率直なご意見などはありますでしょうか?

 

— 株式会社大和バルブ 管理本部 総務部 総務課 緑 かりん 様(以下、「大和バルブ 緑 様」)

WowTalkというツールによって、仕事とプライベートを分けることができるようになったことがとても良かったと思います。

私は、基本的に業務時間外に通知が来ることに抵抗があるので、WowTalkの通知時間帯設定で定時後には通知が飛ばないように設定しました。設定も簡単にできたので、誰に教わることもなく自分の希望に合わせてオリジナルの設定をすることができました。

他にもスタンプが豊富にあって、その中でも目上の人にも送れそうな敬語のスタンプもあるので、すごく愛用させていただいています。

 

— 大和バルブ 池田 様

年配の従業員もスタンプをすごく愛用していて、「了解」の代わりとして良くスタンプを送っています。

先ほども申し上げたように、若い従業員が積極的にWowTalkを使うことにより経営層にも利用浸透していきました。経営層の方々はとても忙しく、以前は一言二言で立ち話するくらいでした。

しかし、WowTalk導入によってチャット上でコミュニケーションをすることによって経営層がどのように考えているのかなどを明確に分かるようになりました。メールより気軽なコミュニケーションだからこそできることだと思います。

 

― ワウテック担当者

最後に、大和バルブとしての今後の展望についてお伺いしてもよろしいでしょうか?

 

— 大和バルブ 池田 様

WowTalkを導入することによって、よりオープンなコミュニケーションが可能になったので、より従業員からの声を吸い上げて労務的な環境を整えていけるようにしていければなと思っています。

 

株式会社大和バルブ 様のインタビュー記事は、以上となります。

インタビューにご対応いただいた、株式会社大和バルブ 池田 様、緑 様ご多忙のところお時間、そして貴重なお話を頂戴し、誠にありがとうございました。今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

 

株式会社大和バルブ ホームページ キャプチャ画像

 

株式会社大和バルブ

代表取締役社長:伊東 利一

住所:
〒141-0033 東京都品川区西品川1-1-1 住友不動産大崎ガーデンタワー1F

URL:http://www.yamatovalve.co.jp/

 


WowTalk製品資料ダウンロード