ICT導入によりダイバーシティを推進

創業者・鈴木忍氏のことば「最上のものを一人ひとりにあったお手入れとともに直接お手渡ししたい」の想いとともに、化粧品の製造・販売を事業とする株式会社ポーラ。80年以上に渡り継承されてきたブランドの独自価値を再定義し、2016年度は「Science.Art.Love.」の言葉を企業理念に掲げ新たなステージを目指しています。

今回は、スマートフォンの特性を活かしタイムリーな情報の共有や組織全体のモチベーション向上のためビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」を導入いただいた経緯と、活用法、今後の展開について人事部　中沢様、情報システム部　篠原様、エリア統括部　伊藤様、関野様にインタビューさせていただきました。

導入前の課題・背景

・情報共有のタイムロスを無くしたい
・コミュニケーションの質、情報の鮮度を上げたい

はじめに、弊社の営業組織は、全国7つのエリアに分かれ、その中に56個のセンター、さらにその中に人員がいるという体制で販売ショップへのアプローチ、コンサルティングなどを手がけています。
ポーラは、企業理念の一環として『Face to Face』を以って、エリア・センター・現場の直接のやり取りを大切にしてきました。しかし、時代の変化とともに情報があふれてきてしまっていて、必要な情報を吸い上げるためのタイムロスが発生してきているのが今の現場の課題点でした。
実際、情報共有はメールで行っていて、営業担当にはモバイルパソコンが支給されていましたが、起動に時間がかかってしまい、タイムリーなアプローチが出来ていないことがありました。

WowTalkを選んだ理由

・管理者側でアカウントの管理、運用ができる
・個体識別番号によるアクセス制限により安全に導入可能
・グルーピングやチャット送信など使い勝手の良い操作性

この1月に、よりお客様から選ばれるブランドとして企業価値を高めるため、コミュニケーションの質や量、情報の鮮度をポイントに、お客様の近くでスピード感もって対応できる体制に組織改革を行いました。
「IT武装」と称して情報システム部と一丸になり改革をすすめていますが、働く環境をどうIT化していける部分があるか、模索する段階のひとつとして「WowTalk」を導入するに至りました。

「WowTalk」は、管理者側でアカウントをクローズドな環境で一手に管理をできる点、個体識別番号によるアクセス制限、社外への誤送信を未然に防げるセキュリティ部分を評価しています。
また、スマートフォンを550台導入しましたが、社員全員のITリテラシーが高いわけではないので、手軽に操作できるものを求めていました。
個人向けチャットアプリと似ている使い勝手なので、グループトーク作成やメッセージの送受信など、とても簡単に行えています。一度利用すれば、手軽さや便利さを感じてもらえるツールだと思います。
実際、導入から半年ほど経ちますが、利用頻度も高く、かなり定着しつつあります。

活用方法と導入効果

・外出中でもタイムリーな情報をキャッチアップできるように
・写真を使用しイベント等の盛り上がりを全社で共有、組織全体のモチベーション向上
・タイムラインから好事例の一斉共有

基本、営業担当は外出が多く、パソコンも中々見ることが出来ない状況にあります。そのため、新たな政策をメールで共有したあと、同じタイミングで一斉に施策を実行するため、メールを送ったことを電話で連絡する手間がありました。「WowTalk」なら一斉送信後の未読/既読もわかりますし、ポップアップ通知が来るので情報の吸い上げもタイムリーにできるようになり、全て「WowTalk」に集約することができました。
また、グループチャットにおいて、写真付きでイベント・フェアの状況を共有することで盛り上がりや温度感をリアルタイムに発信したり、少人数グループで施策のアイディア出しや、タイムラインでの好事例共有など、「WowTalk」を活用して、組織全体の活性化やモチベーション向上にも繋がっています。

今後の展望

弊社では年齢、性別、ライフイベントの有無等に係わらず、それぞれのステージで能力を最大限に発揮できる環境づくりに取り組んできておりますが、今後、このような多様化する働き方に対し、「時間」や「場所」にとらわれない多様性をもった働き方を推奨していきたいと考えています。
今回の「WowTalk」のように、ICTをより積極的に活用し、会社全体のコミュニケーションを圧縮し、必要な情報をどこでもキャッチできる環境をつくり、テレワークなど生産性を高める施策の検討もすすめていきたいです。
また、情報発信の在り方も、これまで一方通行的なものから、双方向の意見の流通でひとつのナレッジを構築していけるような形にできればと考えています。何か議題を投げたらみんなで議論し、集まってきた意見を見にいける仕掛けを作っていきたいです。